Ny kursløsning håndterer 3.000 deltakere uten å øke administrasjonen

AAK Safety leverer mer enn 300 sikringskurs med omlag 3.000 deltakere årlig.
– “Automatikk i alt fra påmelding til utsendelse av faktura har gjort at vi har økt omsetningen med 50 prosent, i takt med at vi bruker mindre tid på administrasjon”, sier Marcus Brevik, daglig leder i AAK Safety.

AAK Safety har kurssentrene for sikringskurs i Åndalsnes, Bergen, Bjerkvik og Vestfold. Hver eneste dag arrangeres de kurs for deltakere fra alt fra små bedrifter, til større aktører som Statoil. Tidligere måtte deltakerne melde seg på via e-post, for så å bli manuelt registret og fulgt opp av AAK som lagret informasjonen i sine egenutviklede systemer.

- Systemet krevde manuell oppfølging av deltakerne og spesialtilpasninger. Vår ene administrasjonsressurs hadde vanskeligheter med å rekke over oppgavene knyttet til kursadministrasjon, forteller Brevik.

AAK Safety ønsket en løsning som integrerte all informasjon; fra praktiske detaljer om kursene, påmelding, utsendelse av kursbevis og fakturering. Svaret fant de hos Steer, et IT-konsulentselskap og Microsoft partner.

- Steer utviklet en løsning som gjør at all informasjon om kursdeltakerne går rett inn i ett felles system. Alt kommunikasjon med kundene, som kursoppdateringer, praktisk informasjon, påminnelser og avbestillinger skjer uten at vi er involvert, sier Brevik.

Løsninger er basert på Microsoft Dynamics CRM online, og er integrert med Outlook. Slik forholder de ansatte i AAK kun til sitt e-postgrensesnitt. All informasjon er lagret i nettskyen. Slik har AAK all informasjon tilgjengelig uansett hvor de jobber fra.

Med kursmodulen har AAK Safety klart å øke omsetningen med 50 prosent – samtidig som at administrasjonsressursen har fått frigjort tid til andre oppgaver.

  • Økt omsetning: Med økt tilgjengeliggjøring og håndtering av flere kurs, har omsetningen økt for AAK. I tillegg forventer de økt dekningsgrad når løsningen integreres mot eksisterende kontrakter og salgskanaler, som gjør at det er lettere å fylle opp kursene med deltakere fra store kunder.
  • Mindre administrasjon: All informasjon håndteres automatisk, både all informasjon ut mot deltakerne og AAK sin interne oversikt over tilgjengelige instruktører til hvert enkelt kurs. Det frigjør AAK for verdifulle ressurser.
  • Bedre kundeservice: Kundene opplever raske tilbakemeldinger, full oversikt over tilgjengelighet på kurs, økt tilgjengelighet og mer profesjonell behandling.

På sikt skal Steer utvikle løsningen slik at den blir helintegrert med større selskapers egne kursmoduler. Slik går AAK Safety sine kurs sømløst inn i eksempelvis Statoil sine ansattes kurstilbud, og kan bookes direkte gjennom Statoil sitt grensesnitt.

- Det vil også gi svært effektiv distribusjon av kurstilbudet vårt. Til beste både for oss som får levert flere kurs, og for kunder som får et bredere tilbud, avslutter Brevik.