En fremtidsrettet medlemsorganisasjon

- Vi har ikke vært gjennom en endring, vi har vært gjennom en revolusjon, sier Thor Eivind Halvorsen, administrasjonssjef i Det norske maskinistforbund.
Total utskiftning av deres IT-plattform, med nytt CRM- og ERP-system som hovedpulsåren, skal gjøre forbundet mer moderne og langt mer effektivt.

Det norske maskinistforbundet er et fagforbund som i hovedsak organiserer teknisk ansatte i sjøfartsindustrien. Forbundets ansatte jobbet tidligere i mange ulike, gamle og utdaterte systemer for håndtering av medlemsinformasjon og økonomi. I tillegg var e-postsystemet tregt og utdatert. Organisasjonen trengte en total utskiftning av sin IT-plattform for å kunne drive effektivt.

- Med 6.000 medlemmer, og i en dynamisk bransje med mange endringer, skal vi holde styr på mange detaljer: fra adresser, arbeidsgiverregistreringer, fakturaer og hundrevis av henvendelser hver uke, sier Halvorsen.

Tidligere måtte medarbeiderne i Maskinistforbundet forholde seg til mange ulike databaser, hver enkelt måtte oppdateres hver for seg. Maskinistforbundet valgte derfor å gå ut med en større anskaffelsesprosess og hentet inn tilbud fra fire ulike leverandører på en totalt ny IT-plattform. Det resulterte i endring av plattformvalg, gjennom Microsofts partner Acando AS. De har levert velkjente Office og Exchange, integrert med Microsoft Dynamics CRM og ERP-systemet Microsoft Dynamics NAV. SharePoint er benyttet som plattform for ny portal, hvor medlemmene enkelt administrerer sin medlemsinformasjon gjennom å logge seg på Min Side. Videre synkroniseres all informasjon mellom Dynamics CRM og Dynamics NAV automatisk for håndtering av økonomiske transaksjoner.

- Vi har fått en fremtidsrettet IT-plattform, en langsiktig løsning som vil gjøre oss i stand til å bruke mer tid på kjerneoppgaver og mindre tid på administrasjon. IT-systemet er hjertet i organisasjonen, og påvirker derfor måten vi kan følge opp våre medlemmer på, sier Halvorsen.

· Moderne og tilrettelagt: Medarbeiderne i Maskinistforbundet har i dag ett velkjent brukergrensesnitt der de har tilgang til all nødvendig informasjon, og der oppdateringer kun gjøres ett sted. Det gjør at de frigjør tid til andre og viktigere oppgaver, og rutiner i forbundet har blitt langt mindre personavhengig.

· Bedre medlemsservice: Medlemmene opplever et mer presist og profesjonelt forbund, De kan dessuten selv kan gå inn og korrigere opplysninger om seg selv, det er forhåndsdefinert hvilke endringer som må kvalitetssikres manuelt, og hva som går automatisk.

· Medlemssystem basert på standard systemer fra Microsoft: Som medlemsorganisasjon har Maskinistforbundet andre utfordringer enn tradisjonelle brukere av CRM-systemer, primært salgsorganisasjoner. Mange av henvendelsene går for eksempel på ren saksbehandling. Acando har derfor tatt utgangspunkt i Microsofts standardsystemer, og tilpasset de etter Maskinistforbundets behov.

Videreutviklingen av Microsofts teknologi, tilpasset Maskinistforbundets behov som en medlemsorganisasjon, ble en kostnadseffektiv prosess – langt mer effektiv enn hva forbundet hadde forventet. Norsk Sjøoffisersforbund implementerte tilsvarende løsning samtidig, og utviklingskostnadene ble derfor delt på to.

- Det at vi har kunnet samarbeide med en løsningsorientert leverandør har spart oss for én tredjedel av totalkostnadene, avslutter Halvorsen.