• Bedrift

    Oslo Brann- og redningsetat
  • Bransje

    Offentlig virksomhet
  • Samarbeid med

    Inmeta Crayon
  • Bedriftsstørrelse

    Mellomstor

Reduserer brannfaren i Oslo med digitalisering av brannetaten

Medarbeiderne ved brannetaten i Oslo kommune brukte tidligere notatblokker og manuell registrering av avvik og forbedringspunkter ved branntilsyn. – En ny og innovativ IT-løsning gjør at vi bruker mindre tid på saksbehandling. Vi kan nå prioritere de byggene som trenger det mest, og vi får frigjort tid til å konsentrere oss om vår viktigste oppgave; sikkerhet og beredskap for byens innbyggere, sier Martin Bloma, tilsynsleder i Oslo Brann- og redningsetat.

Brann- og redningsetaten i Oslo Kommune har ansvaret for tilsyn av 5.500 bygninger som bygårder, utesteder og andre offentlige bygg. Tidligere benyttet etatens 40 saksbehandlere notatblokker, gule lapper og egne excelark når de var ute på tilsyn. Eventuelle avvik og oppfølgingspunkter måtte registreres på nytt i systemet når medarbeiderne var tilbake på kontoret.

Forkastet penn og papir
- Vi hadde et ønske om å digitalisere hele saksbehandlingsprosessen. Ikke først og fremst for å spare kostnader, men å kunne levere bedre tjenester. Effektivitetsperspektivet tar vi med oss som en stor bonus, sier Bloma.

I dag har samtlige saksbehandlere med seg en egen iPad ut på tilsyn. Der har de gjennom Microsofts sitt kundebehandlingssystem, Microsoft Dynamics CRM, oversikt over status på samtlige objekter. Avvik og oppfølgingspunkter registreres inn mens tilsynet foregår, og sørger for at tilbakemeldinger, purringer, overholdelse av frister og status på objektene ivaretas automatisk. Når saksbehandlerne kommer tilbake til kontoret, ligger bilder og data klart, og tilsynsrapporten genereres av seg selv. Alle saker logges automatisk i Outlook, slik at ingen tilsyn er avhengig av én saksbehandler.

- Dersom jeg ønsker det har jeg oversikt over hvert eneste lille sprinkleranlegg i Oslo. Løsningen er helt unik i Norge, og vi har fått flere henvendelser fra andre kommuner som ønsker å se nærmere på hva vi har gjort i Oslo., sier Jon Myroldhaug, brannsjef i Oslo kommune.

Egen brann-app
En egen risiko-app samler inn kvantitativ informasjon om objektene. Deretter genereres en poengsum som indikerer sannsynlighetene for brann. Det gjør at etaten oftere besøker bygninger med høyere risikosannsynlighet enn andre.

- Slik kan vi prioritere innsats og allokere ressurser dit det er høyest risiko for brann, sier Bloma, som trekker frem følgende:

· Frigjør tid: Den digitale løsningen gjør at saksbehandlerne har gått fra å bruke én dag pr. tilsyn, til 2 – 2,5 timer pr. tilsyn. All informasjon samlet på ett sted, og registrering i sanntid ute på tilsyn, har frigjort tid til kundekontakt og forebyggende brannfag.

· Kostnadseffektivt: Prosjektet har hatt en totalkostnad på rundt en million kroner, inkludert implementering, tilpasning, lisenser og maskinvare. Kostnadene er lavere enn hvis etaten skulle ha utviklet løsningen selv.

· Pioner på digitalisering: Brannetaten er første etat til å heldigitalisere sitt arbeid. Dette er et av de første trinnene i Oslo kommune digitaliseringsplaner, og helt unikt i Norge.

· Økt sikkerhet for Oslos innbyggere: Ved å kunne bruke ressursene der det er størst behov, og ved å frigjøre tid til brannfaglig arbeid, er det lettere for etaten å oppdage potensielle brannfarlige tilfeller.

Det er Inmeta Crayon som har levert og implementert Microsoft sitt produkt. Løsningen sto ferdig tre dager før fristen, innenfor den avtalte kostnadsrammen.

- Både kostnadsmessig og resultatmessig er dette bedre enn hva vi hadde klart å gjøre med en egenutviklet løsning, avslutter Bloma.